如何檢查原始記錄

人員及簽名應(yīng)記錄

所有參加實(shí)驗(yàn)研究的人員每項(xiàng)實(shí)驗(yàn)結(jié)束后，應(yīng)由實(shí)驗(yàn)人員及實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人在原始記錄后簽名原始記錄中很多地方涉及到簽名，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)簽名的嚴(yán)肅性，所有簽名必須由本人完成，不能代簽。

選擇檢測(cè)方法

CNAS要求實(shí)驗(yàn)室應(yīng)使用適合的方法和程序進(jìn)行所有檢測(cè)。

實(shí)驗(yàn)室面對(duì)的是產(chǎn)品，不同的產(chǎn)品執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不同，使用的檢測(cè)方法也不同。對(duì)于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)明確的產(chǎn)品，直接選取標(biāo)準(zhǔn)中的檢測(cè)方法即可。實(shí)際工作中，我們會(huì)遇到大量的非標(biāo)產(chǎn)品，尤其是委托檢驗(yàn)時(shí)，需要與客戶(hù)溝通，采用滿(mǎn)足客戶(hù)需求并適用于所進(jìn)行的檢測(cè)的方法。

當(dāng)客戶(hù)未指定所用方法時(shí)，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)從國(guó)際、區(qū)域或國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中發(fā)布的，或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科學(xué)書(shū)籍和期刊公布的，或由設(shè)備制造商指定的方法中選擇合適的檢測(cè)方法。實(shí)驗(yàn)室制定的或采用的檢測(cè)方法如能滿(mǎn)足預(yù)期用途并經(jīng)過(guò)確認(rèn)也可使用。

記錄的樣品信息

接收樣品后，不要急于檢測(cè)，要先檢查樣品狀態(tài)是否存在影響正常檢測(cè)的缺陷。對(duì)于一些封裝的樣品，無(wú)法直接觀察到缺陷的，打開(kāi)封裝發(fā)現(xiàn)有缺陷時(shí)，也應(yīng)立即終止檢驗(yàn)，對(duì)樣品進(jìn)行妥善處理并及時(shí)與客戶(hù)溝通。即便無(wú)缺陷，也應(yīng)在原始記錄中對(duì)樣品狀態(tài)進(jìn)行適當(dāng)描述。

原始記錄的修改

原始記錄不得隨意刪除、修改或增減數(shù)據(jù)。如必須修改，應(yīng)在修改處劃一斜線，不得完全圖黑，保證修改前的記錄能夠辨認(rèn)，并應(yīng)由修改人簽名，注明修改時(shí)間及原因。

標(biāo)準(zhǔn)溶液的可追溯性

常用的標(biāo)準(zhǔn)溶液有滴定液、標(biāo)準(zhǔn)pH緩沖液、標(biāo)準(zhǔn)比色液、標(biāo)準(zhǔn)鉛溶液、標(biāo)準(zhǔn)砷溶液等等。在使用到這些標(biāo)準(zhǔn)溶液時(shí)，要在原始記錄中記錄其配制、標(biāo)定等過(guò)程，或是注明其來(lái)源，并應(yīng)在另外的記錄本中記有配制、標(biāo)定等記錄。

使用和領(lǐng)用登記

實(shí)驗(yàn)過(guò)程中應(yīng)做好儀器的使用登記，原始記錄應(yīng)與使用登記相對(duì)應(yīng)一些特殊試劑（毒、麻、精、放）的領(lǐng)用登記應(yīng)與實(shí)驗(yàn)原始記錄相對(duì)應(yīng)對(duì)照品和對(duì)照藥材的領(lǐng)用記錄應(yīng)與實(shí)驗(yàn)原始記錄相對(duì)應(yīng)。

試驗(yàn)中的圖片和照片

實(shí)驗(yàn)中的圖片、照片應(yīng)粘貼在實(shí)驗(yàn)原始記錄的相應(yīng)位置上，底片或電子版應(yīng)妥善保存。熱敏紙打印的實(shí)驗(yàn)記錄，須保留復(fù)印件。拍照時(shí)應(yīng)做好圖譜的標(biāo)識(shí)、記錄，可以在拍照時(shí)在旁邊放一小紙條，把相應(yīng)的名稱(chēng)、簡(jiǎn)要信息等一起拍下來(lái)。

原始記錄的書(shū)寫(xiě)

原始記錄的書(shū)寫(xiě)應(yīng)字跡工整、用字規(guī)范所有的記錄均不得使用鉛筆、圓珠筆（顯微繪圖除外）常用的外文縮寫(xiě)（包括實(shí)驗(yàn)試劑的外文縮寫(xiě)）應(yīng)符合規(guī)定。首次出現(xiàn)的時(shí)候應(yīng)用中文加以注釋。

實(shí)驗(yàn)記錄中不要出現(xiàn)不確定量（如1-2滴，5-10uL）實(shí)驗(yàn)記錄中應(yīng)使用規(guī)范的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，計(jì)量單位應(yīng)注明并采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)記錄單位，有效數(shù)字的取舍應(yīng)符合實(shí)驗(yàn)要求。有效數(shù)字的取舍：修約原則：四舍六入五留雙適當(dāng)取舍有效數(shù)字：根據(jù)數(shù)值的大小來(lái)確定有效數(shù)字的位數(shù)，如液相色譜峰面積為幾萬(wàn)，幾十萬(wàn)時(shí)，取其整數(shù)位即可；表示測(cè)量精度時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)偏差最多只取兩位有效數(shù)字。

稱(chēng)量的準(zhǔn)確性

比如含量測(cè)定時(shí)，對(duì)照品稱(chēng)量應(yīng)符合稱(chēng)量精度的要求稱(chēng)量對(duì)照品時(shí)應(yīng)使用十萬(wàn)之一的天平，稱(chēng)取量應(yīng)不低于10mg。不要出現(xiàn)用萬(wàn)分之一天平稱(chēng)取，有的甚至只稱(chēng)1、2mg，這樣稱(chēng)量誤差會(huì)很大。

原始記錄的原始性

原始記錄應(yīng)邊實(shí)驗(yàn)邊記錄，不可事后補(bǔ)記或轉(zhuǎn)抄原始記錄中不但要記錄實(shí)驗(yàn)結(jié)果理想并收入標(biāo)準(zhǔn)正文的內(nèi)容，也要將實(shí)驗(yàn)結(jié)果補(bǔ)理想，沒(méi)有收入標(biāo)準(zhǔn)正文的實(shí)驗(yàn)過(guò)程記錄下來(lái)。

儀器圖譜的打印

儀器的圖譜也是原始記錄的一部分，比如，高效液相色譜是軟件通過(guò)電腦采集儀器給出的電信號(hào)，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，經(jīng)分析處理后打印出來(lái)的圖譜。隨著采集和處理軟件的功能越來(lái)越強(qiáng)大，每一次進(jìn)樣，系統(tǒng)會(huì)記錄下很多信息，一般只選擇一些我們需要的信息打印出來(lái)，但必須反映的信息一個(gè)也不能少。實(shí)驗(yàn)信息部分包括：采集時(shí)間、存盤(pán)路徑、打印時(shí)間、實(shí)驗(yàn)方法名稱(chēng)、操作者名稱(chēng)、進(jìn)樣體積等。

實(shí)驗(yàn)結(jié)論

每個(gè)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)始前應(yīng)首先記錄這個(gè)實(shí)驗(yàn)的目的是什么。實(shí)驗(yàn)結(jié)束后也應(yīng)該對(duì)結(jié)果進(jìn)行分析，并得出明確的結(jié)論。

質(zhì)控?cái)?shù)據(jù)

比如檢查項(xiàng)下如pH值測(cè)定、水分、相對(duì)密度、灰分等，質(zhì)量控制規(guī)定應(yīng)平行做兩份含量測(cè)定應(yīng)平行做兩份，檢查重復(fù)樣品的測(cè)試是否滿(mǎn)足質(zhì)控要求。

查看分包方數(shù)據(jù)

分包是指實(shí)驗(yàn)室在某些情況下，委托其他的實(shí)驗(yàn)室為其提供檢測(cè)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)就分包方的工作對(duì)客戶(hù)負(fù)責(zé)，由客戶(hù)或法定管理機(jī)構(gòu)指定的分包方除外。對(duì)由分包方完成的檢測(cè)，應(yīng)在原始記錄中予以說(shuō)明，并將分包方提供的數(shù)據(jù)與原始記錄一同存檔，并在出具檢驗(yàn)報(bào)告中證明。